PARTAGES DE DOSSIERS & FICHIERS
L’une des fonctionnalités fortes de Medical Cloud est la possibilité de pouvoir partager ou récupérer un document sensible (donnée de santé) avec/auprès d’un confrère ou d’un patient sans utiliser un système de messagerie classique où la pièce jointe est épinglée à l’email. Cette fonctionnalité permet donc :
– D’éviter le stockage de la pièce-jointe sur un serveur mail non agréé HDS (type Gmail, Hotmail, Yahoo, etc…) ;
– De conserver la possibilité d’annuler un partage à tout moment en cas d’erreur de destinataire par exemple.
Différents types de dossiers
Vous pouvez identifier facilement les 4 types de dossiers Medical Cloud via leur logo en vous connectant à l’application web (box.medicalcoud.fr) ou sur smartphones / tablettes, et présentés dans l’ordre ci-dessous.
1/ Dossier privé : dossier privé vous appartenant, non partagé
2/ Dossier collaboratif avec confrère de votre structure ayant un compte Medical Cloud
3/ Dossier partagé ponctuellement avec un utilisateur externe (patient / autre professionnel de santé)
4/ Dossier de groupe partagé au sein d’une structure
En tant qu’utilisateur de la solution Medical Cloud, vous pouvez intervenir sur des partages menant à des dossiers de types 2/ et 3/ ci-dessus : vous pouvez à tout moment décider des éléments personnels que vous mettez en partage et leurs modalités (destinataires, mots de passe, dates d’expiration etc).
Le dossier de groupe partagé au sein d’une structure, dossier de type 4/ ci-dessus, est mis en place par nos soins et dans certaines conditions (si l’option partage est souscrite) à la création d’une structure de santé sur la plateforme Medical Cloud : la structure elle-même est propriétaire du dossier et chaque nouveau membre de la structure se voit la possibilité de consulter/modifier les éléments constitutifs de ce dossier.
Différents types de partage
Il existe deux types de partages au sein de Medical Cloud :
a) Le partage collaboratif avec un confrère déclaré au sein de votre structure (dossier de type 3/ ci-dessus) : le dossier partagé est alors automatiquement ajouté à la racine des dossiers d’arborescence de votre confrère au sein de son interface Medical Cloud. L’accès étant réalisé via son interface sécurisée, il n’a donc pas de mot de passe additionnel à saisir. Par ailleurs, votre confrère intervenant en qualité d’invité sur votre dossier ou votre fichier, vous conservez la possibilité d’arrêter ou de modifier les modalités du partage à tout moment.
b) Le partage ponctuel / occasionnel avec un confrère/patient ne disposant pas d’un compte Medical Cloud (dossier de type 2/ ci-dessus) : le partage est alors réalisé au travers d’un email envoyé contenant un lien d’accès ainsi qu’un mot de passe envoyé séparément, le tout avec possibilité de définir une date d’expiration du partage. Le destinataire accède aux éléments directement sur le serveur Medical Cloud sécurisé et vous conservez la possibilité d’arrêter ce partage à tout moment (en cas d’erreur de destinataire par exemple).
PARTAGES COLLABORATIFS
Une fois connecté à la version en ligne de l’application Medical Cloud, naviguez jusqu’à atteindre le dossier ou fichier que vous souhaitez partager. Vous pouvez alors accéder aux options de partage via le raccourci rapide en cliquant sur l’icône 
:
A noter : la mise en place d’un partage collaboratif nécessite que votre collaborateur dispose également d’un compte Medical Cloud, et qu’il soit déclaré dans la même structure que vous. Cette dernière opération est menée par nos soins après confirmation de l’identité du nouvel intervenant.
Puis, il suffit de saisir : soit l’identifiant, soit l’email de votre destinataire disposant d’un compte Medical Cloud dans le champ prévu à cet effet.
A noter : l’identifiant des utilisateurs Medical Cloud est notamment constitué de leur nom. En saisissant simplement le nom de votre collaborateur, le champ Medical Cloud vous proposera en auto-complétion les propositions pertinentes.
Une fois le contact saisi, son identité sera indiquée dans la zone en contre-bas et vous pourrez alors définir les modalités du partage : autorisations d’édition, mot de passe, date d’expiration et éventuellement une note destinée à votre correspondant.
AUTORISATIONS
A noter : le comportement par défaut d’un partage est un accès en lecture seule des documents. Afin d’autoriser votre destinataire à créer, modifier ou supprimer vos éléments, il conviendra de réaliser une opération manuelle décrite ci-après.
A noter : pour un même dossier ou fichier, vous pouvez définir plusieurs collaborateurs ayant chacun leurs propres modalités de partage.
A noter : lors de la mise en place d’un partage collaboratif, votre destinataire agit en qualité d’invité sur votre dossier conformément aux règles de partage que vous aurez définies. En cas de dépôt de fichiers par votre collaborateur, c’est donc sur le quota restant de votre espace de stockage que les éléments seront ajoutés. Par ailleurs, vous conservez à tout moment la possibilité d’arrêter un partage : le contenu du dossier vous appartenant, vous pourrez continuer à manipuler ces données et votre ancien destinataire n’aura plus accès à ce dossier.
PARTAGES PONCTUELS
Une fois connecté à la version en ligne de l’application Medical Cloud, naviguez jusqu’à atteindre le dossier ou fichier que vous souhaitez partager. Vous pouvez alors accéder aux options de partage via le raccourci rapide en cliquant sur l’icône :
Puis, il suffit de saisir l’email de votre destinataire, ne disposant pas de compte Medical Cloud, dans le champ prévu à cet effet.
Astuce : si vous disposez du module « Contact » et que votre destinataire dispose déjà d’une fiche de contact documentée, Medical Cloud vous proposera via auto-complétion les contacts répondant aux premiers caractères saisis.
Une fois le contact saisi, son identité sera indiquée dans la zone en contre-bas et vous pourrez alors définir les modalités du partage : autorisations d’édition, mot de passe, date d’expiration et éventuellement une note destinée à votre correspondant.
A noter : le comportement par défaut d’un partage est un accès en lecture seule des documents. Afin d’autoriser votre destinataire à créer, modifier ou supprimer vos éléments, il conviendra de réaliser une opération manuelle décrite ci-après.
A noter : lors d’un partage avec un contact extérieur (patients / autres professionnels de santé) ne disposant pas de la solution Medical Cloud, il est fortement recommandé de saisir un mot de passe et une date d’expiration ne dépassant répondant au juste nécessaire des besoins du partage. Sans saisie de date, le partage est automatiquement mis en expiration au bout de 7 jours. En utilisant l’application en ligne Medical Cloud, le mot de passe est automatiquement ajouté et envoyé en parallèle du lien de partage à votre destinataire. Nous vous invitons toutefois à définir une date d’expiration au juste nécessaire.
Astuce : l’ajout d’une date d’expiration permet tout simplement de rendre automatiquement obsolète le lien de partage à échéance de la date indiquée. Vous n’avez donc plus besoin de retirer manuellement le partage une fois votre objectif atteint.
AUTORISATIONS
En cliquant sur la case « Peut éditer », vous pouvez alors :
– Soit donner une autorisation d’ajout et de modification : accès en lecture mais également en modification du contenu du dossier partagé. Le contenu du dossier est visible de votre destinataire ;
– Soit donner une autorisation en dépôt de fichier uniquement : votre destinataire ne pourra pas voir le contenu du dossier mais pourra y charger des éléments visibles de vous seul.
Éléments reçus par vos destinataires
A la mise en place du partage, votre destinataire recevra alors un email contenant le lien du dossier/fichier partagé et séparément d’un mot de passe.
En cliquant sur le lien contenu dans son email, votre destinataire sera alors invité à saisir son mot de passe pour accéder à votre page de partage.
En fonction de l’option de partage que vous aurez choisi, votre destinataire pour voir l’un des écrans ci-dessous.
En cas d’autorisation d’ajout et de modification, votre destinataire peut récupérer vos fichiers, et charger des éléments si le partage porte sur un dossier :
En cas d’autorisation dépôt de fichier uniquement, votre destinataire peut uniquement déposer des fichiers dans votre dossier mais sans pouvoir en voir le contenu :
SYNTHÈSE DE TOUS VOS PARTAGES
A tout moment, vous pouvez suivre l’état de vos partages en cours et ajuster/retirer les partages obsolètes en vous rendant sur l’application en ligne Medical Cloud.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien « Partages » dans la zone gauche de l’application afin de voir la liste de tous les fichiers/dossiers partagés. Vous pouvez alors procéder aux ajustements nécessaires.
Pour toute question ou assistance, vous pouvez nous contacter par email > support@medicalcloud.fr